Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche, müssen ab diesem Datum in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Die neuen Vorgaben sollen dabei helfen, den Rechnungsprozess zu standardisieren und die Transparenz im Geschäftsbetrieb zu erhöhen. Gleichzeitig stellen sie aber insbesondere kleine Unternehmen und Selbstständige vor Herausforderungen. Denn diese nutzen häufig keine komplexen Buchhaltungssysteme, sondern versenden Rechnungen entweder noch in Papierform oder als PDF per E-Mail.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die im strukturierten Datenformat vorliegt und so maschinenlesbar ist. Sie unterscheidet sich von einer herkömmlichen PDF- oder Papier-Rechnung, da sie speziell dafür entwickelt wurde, direkt in die Buchhaltungssoftware des Empfängers eingelesen und verarbeitet zu werden. In Deutschland muss die E-Rechnung dabei den sogenannten ZUGFeRD– oder XRechnung-Standard erfüllen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Diese Standards sorgen dafür, dass alle wesentlichen Rechnungsinformationen strukturiert enthalten sind, was die Verarbeitung schneller und fehlerfreier macht. Für Unternehmen bedeutet dies in erster Linie eine effizientere und transparente Verwaltung von Rechnungsdaten.

Welche Pflichten kommen auf mich als Unternehmen zu?

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, wenn sie Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern oder anderen Unternehmen tätigen (B2B). Das bedeutet, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass ihre Buchhaltungssysteme oder verwendeten Tools in der Lage sind, E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu lesen und zu archivieren.

Für viele kleinere Unternehmen und Selbstständige wird dies eine Anpassung der bisherigen Prozesse erfordern. Wichtig ist, dass Unternehmen ihre internen Abläufe und technischen Systeme frühzeitig überprüfen und gegebenenfalls nachrüsten, um sicherzustellen, dass alle eingehenden Rechnungen ab 2025 gesetzeskonform verarbeitet werden können.

Welche Übergangsfristen gibt es?

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht am 1. Januar 2025 wird es für Unternehmen in Deutschland notwendig, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten zu können. Die Umstellung erfolgt jedoch in mehreren Phasen, die teils Übergangsfristen umfassen:

• Ab Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Auch Papierrechnungen dürfen in dieser Anfangsphase noch weiterverwendet werden, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Bis Ende 2026: Die Ausstellung von Papierrechnungen bleibt weiterhin erlaubt, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Auch PDF- oder andere nicht strukturierte elektronische Formate dürfen weiterhin verwendet werden.
• Bis Ende 2027: Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen Papierrechnungen oder alternative elektronische Formate (z. B. PDF) ausstellen, sofern dies der Empfänger akzeptiert. Für größere Unternehmen endet die Nutzung anderer Formate jedoch bereits zum 31. Dezember 2026. Ab 2027 müssen sie auf das XRechnung- oder ZUGFeRD-Format umstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe, sind zur ausschließlichen Ausstellung und Nutzung strukturierter E-Rechnungen verpflichtet

Kostenlose Tools für Selbstständige

Für kleinere Unternehmen und Selbstständige gibt es kostenlose Tools, die bei der Umstellung auf die E-Rechnungspflicht unterstützen können, insbesondere für das Senden und Empfangen von E-Rechnungen im erforderlichen Format:

• PDF24: PDF24 ist ein kostenloses Tool zur PDF-Verarbeitung, das für die Konvertierung und Bearbeitung von Dokumenten, einschließlich E-Rechnungen, nützlich sein kann. Zwar erstellt es keine E-Rechnungen im strukturierten Format wie XRechnung, ermöglicht aber eine schnelle Verarbeitung und den Import von PDF-Dokumenten, die mit anderen Tools in das gewünschte Format umgewandelt werden können.
• openXRechnungToolbox: openXRechnungToolbox ist eine Open-Source-Lösung, die speziell zur Erstellung von Rechnungen im XRechnung-Format entwickelt wurde. Sie ist kostenfrei verfügbar und bietet eine nutzerfreundliche Oberfläche für das Erstellen und Validieren von E-Rechnungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Selbstständige und kleine Unternehmen können mit openXRechnung ohne größere Investitionen E-Rechnungen erstellen und versenden.

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