Auch im Bewerbungsverfahren werden personenbezogene Daten verarbeitet. Was ist dabei zu beachten? Wann ist eine Einwilligung nötig und wann sind die Daten zu löschen? Hier antworte ich auf die wichtigsten Fragen.

• Eine Checkliste zur DSGVO und zum neuen Datenschutzrecht für Selbstständige und Freiberufler finden Sie hier.
• Das Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht hat zudem ein Sofortmaßnahmen-Paket Datenschutz-Grundverordnung herausgebracht, das einen guten Überblick bietet.
• Bei weiteren Fragen können Sie mich gerne in meiner Funktion als externen Datenschutzbeauftragten (TÜV) kontaktieren.

Welche Informationspflichten habe ich gegenüber dem Bewerber?

Unternehmen müssen den Bewerber beim Eingang der Bewerbung über die Art der Datenerhebung informieren (Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO): Der Verarbeitungszweck muss aus dieser Information klar hervorgehen und auch etwa,  wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden. Eine gute Mustervorlage finden Sie bei der BCA AG hier.

Bedarf es einer gesonderten Einwilligung des Bewerbers, dass die Bewerberdaten gespeichert werden dürfen?

Nein, die Verarbeitung ist durch das berechtigte Interesse des Unternehmens gedeckt. Anders wäre ein Bewerbungsverfahren auch nicht denkbar. Aber: Wenn das Unternehmen die Bewerberdaten in einem späteren Verfahren wieder nutzen möchte, zum Beispiel, weil es einen Bewerberpool anlegen möchte, dann ist eine explizite Einwilligung in diesen Zweck und auch in die damit verbundene längere Aufbewahrungsdauer notwendig. Dabei muss aber darauf geachtet werden, dass der Bewerber darüber informiert wird, dass er die Einwilligung jederzeit widerrufen kann.

Wer darf Einblick in die Bewerbungsunterlagen nehmen?

Nur wer unmittelbar mit der Auswahl des Bewerbers zu tun hat, darf auch in die Unterlagen sehen. Auf diesen Personenkreis muss die Einsicht begrenzt sein. Zu diesem Personenkreis zählt auch der Betriebsrat. Alle Personen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Wie lange dürfen Bewerberunterlagen aufbewahrt werden?

In der Regel dürfen die Unterlagen maximal bis zu sechs Monaten aufbewahrt werden. Danach sollten sie entweder an den Bewerber zurück geschickt werden, oder, falls vereinbart, vernichtet bzw. gelöscht werden. Für die Vernichtung gilt: Die Akte darf sich nicht wieder herstellen lassen. Hierzu eignen sich entsprechende Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P4.

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